【ツールNo.18】今更聞けない！Zoho Writerをサクッと解説

ツール
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本記事では、文書作成ツール「Zoho Writer」について、初心者にもわかりやすく解説しています。初めて耳にする方でも安心して読める内容にまとめました。

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Zoho Writerとは？

Zoho Writerは、クラウドベースの文書作成ツールで、インターネット接続があればどこからでも利用可能なエディタです。Microsoft Wordに似たインターフェースを持ちながら、リアルタイムの共同編集機能や自動保存、AIによる文書校正など、現代的な機能が備わっています。

わかりやすい具体的な例

チームで同じ文書を同時に編集したいとき

graph TD A[ユーザーAが文書を開く] --> B[Zoho Writerのクラウド上に保存] C[ユーザーBも同じ文書を開く] --> B B --> D[リアルタイムで両者に編集内容が反映] D --> E[変更履歴も自動保存される] E --> F[AIが誤字脱字や表現を提案]

例えば営業資料を作成する際、複数のメンバーが同時に内容を入力できます。誰がどこを編集したのかもわかり、間違いがあればAIが指摘してくれるため、時間短縮になります。

外出先からスマホでメモを書きたいとき

graph TD A[スマートフォンからZoho Writerにログイン] --> B[クラウド上の文書にアクセス] B --> C[外出先でメモや草案を入力] C --> D[オフィスのPCから続きを編集] D --> E[自動保存でデータロスなし]

通勤中や移動時間に、思いついたアイデアをスマホで入力し、帰宅後にパソコンで編集の続きを行うといった使い方ができます。クラウド保存なので、データの消失を気にせずに済みます。

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Zoho Writerはどのように考案されたのか

Zoho Writerは、インドに本社を置くZoho Corporationによって開発されました。2005年頃、Google Docsなどのクラウドベースのアプリケーションが登場し始めた時期に、ビジネスユーザー向けのオフィススイートとして構想されました。当時、多くの企業はMicrosoft Officeに依存しており、高コストとライセンス管理の煩雑さが課題となっていました。Zohoはこの課題に対応し、コストパフォーマンスに優れたクラウドベースのソリューションを提供するためにZoho Writerを開発しました。

flowchart LR A[2005年 オフィスソフトの高コストが課題] --> B[Zoho CorporationがSaaS展開を模索] B --> C[クラウドベースのZoho Writer構想] C --> D[開発スタート] D --> E[共同編集・AI校正などの機能搭載] E --> F[2020年代 ビジネス現場で定着]

考案した人の紹介

Zoho Writerを開発したのは、Zoho CorporationのCEOであるシュリダー・ヴェンブ（Sridhar Vembu）氏です。インド工科大学マドラス校を卒業後、米国でのキャリアを経て起業。2000年代初頭にZohoの前身であるAdventNet社を創業し、後にZohoとしてブランドを再構築しました。彼は「地方の雇用創出」と「クラウドソフトの民主化」を理念に掲げ、地方都市の若者にIT教育を行いながらソフトウェア開発を進めています。Zoho Writerもその一環として生まれた製品です。

考案された背景

2000年代、クラウド技術の進展とともに、ソフトウェアの利用形態がデスクトップからオンラインへと移行しました。従来型のオフィスソフトではバージョン管理や共有が煩雑であったため、より柔軟で軽快な操作を可能にするSaaS型文書ツールが求められていました。こうした背景の中で、Zoho Writerはクラウド活用による文書の革新を目指して誕生しました。

Zoho Writerを学ぶ上でつまづくポイント

Zoho Writerを使い始めた人の多くが戸惑うのは、「クラウド保存」という概念です。ローカルに保存しないため、データの所在が見えづらく、最初は不安に感じるかもしれません。また、他の文書ツールと違い、操作パネルやメニュー配置が独自仕様であるため、Microsoft Wordに慣れている人は戸惑う傾向にあります。しかし、クラウドの利点や用語（例：「バージョン履歴」「共有リンク」など）を理解すると、むしろシンプルで合理的であることに気づきます。

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Zoho Writerの構造

Zoho Writerは、クライアント側のブラウザで動作するフロントエンドと、文書保存・編集処理を行うクラウドベースのバックエンドから構成されています。編集データはリアルタイムでクラウドに送信され、複数ユーザーの同時操作にも対応。AIベースの文法チェックモジュール、REST APIによる外部連携機能も内蔵されており、高度なエンタープライズ用途にも対応しています。

graph TD A[ユーザーのブラウザ] --> B[フロントエンドエディタ] B --> C[バックエンドクラウド処理] C --> D[データベース保存] D --> E[自動保存 & バージョン履歴管理] C --> F[AI文法チェックエンジン] C --> G[API連携モジュール]

Zoho Writerを利用する場面

リモートワークやチーム業務において、場所や時間を問わずに文書作成と共有が求められる場面で多く使われます。

利用するケース1

在宅勤務のチームで議事録を共有する場合、Zoho Writerを使えば、各メンバーが発言内容をリアルタイムで入力できます。しかも、誰がどこを編集したか履歴として残るため、情報の誤解や重複を防ぐことができます。また、終了後に自動でPDF化して全員に配信することも可能です。このように、リモートでの業務効率化に貢献します。

graph TD A[在宅会議中] --> B[参加者がリアルタイム入力] B --> C[編集履歴が自動記録] C --> D[完了後PDFエクスポート] D --> E[チーム全員へ共有]

利用するケース2

フリーランスのライターがクライアントと原稿を共有する際、Zoho Writerを活用すれば、原稿提出後にクライアントが直接コメントや修正指示を追加できます。そのままやり取りを文書上で完結できるため、メールでの煩雑なやり取りが不要になります。これにより、納品までのスピードと正確性が大幅に向上します。

graph TD A[ライターが原稿作成] --> B[Zoho Writerで共有] B --> C[クライアントがコメント追加] C --> D[修正・確認が文書上で完結] D --> E[納品までの時間短縮]

さらに賢くなる豆知識

Zoho Writerは「オフライン編集」も可能です。事前に文書を開いておけば、インターネット接続がなくても編集を続けられ、再接続時に自動同期されます。また、Zoho Signと連携すれば、文書に電子署名を追加することも可能です。これにより、法的に有効な契約書の作成と送付がWeb上で完結します。

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あわせてこれも押さえよう！

Zoho Writerの理解を深めるためには、関連するツールやサービスについても知っておくことが重要です。以下に代表的なものを5つ挙げて簡単に紹介します。

  • Google ドキュメント

    • 同じくクラウドベースで文書を共同編集できるGoogleの文書作成ツールです。

  • Microsoft Word Online

    • Microsoftが提供するオンライン版Wordで、Officeと高い互換性があります。

  • Zoho Sheet

    • Zohoが提供するスプレッドシートツールで、Writerと連携して帳票作成などが可能です。

  • Notion

    • メモやデータベース、文書作成が一体となったツールで、簡易な文書編集にも使えます。

  • Dropbox Paper

    • Dropboxのクラウドメモアプリで、チームでのドキュメント作成や共有に使われます。

まとめ

Zoho Writerを理解することで、効率的な文書作成やチームコラボレーションが可能になります。特にリモートワーク時代においては、その柔軟性と機能性が大きな武器となります。日々の業務をスムーズに進めるためにも、ぜひ使いこなしていきたいツールです。

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